Come nasce (e si sviluppa) una commissione?

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Una delle domande che mi fate più spesso è: come nasce (e si sviluppa) una commissione?
Per quanto non sempre la strada sia la stessa oggi proverò a rispondervi.

Come ben sapete io mi occupo sia di scrittura che di illustrazioni e questo già di per sé amplia le modalità di commissioni e le tipologie di clienti.

Lavoro infatti sia con case editrici e magazine che con siti Web, agenzie creative, brand e privati e ovviamente le cose cambiano moltissimo a seconda di chi mi richiede un lavoro.

Ma qui, oggi, mi concentrerò su come nasce una commissione tipo, da dove parte, in che maniera comincia tutto e come si procede.
E lo farò con un esempio pratico (che in questo caso riguarda le illustrazioni) corredato da qualche piccolo personale consiglio.

Pronti? Via!



Un’agenzia creativa trova il mio portfolio sul Web e mi scrive una mail.
 

“Gentilissima Sara Ottavia Carolei,
mi chiamo Carina Carini e lavoro all’interno dell’agenzia Carinissimi.
Stiamo cercando un illustratore che si occupi di ridisegnare l’header del nostro sito. Ci servirebbe un’immagine nelle seguenti dimensioni: 2000 x 1000 pixel che segua la palette di colori del nostro sito che troverà in allegato.

Le richiediamo gentilmente una bozza e un preventivo generale entro 5 giorni lavorativi.

In attesa di un suo riscontro, bla bla bla…”

A questo punto leggo e rileggo la mail per capire bene cosa chiedono, controllo il loro sito Web e i canali social, insomma faccio un po’ di sana investigazione.

Consiglio: curate il vostro portfolio online, aggiornatelo continuamente, condividetelo su altre piattaforme, insomma fatevi trovare!



Copio e incollo la mail ricevuta in una pagina bianca per studiarmi meglio tutto.

Ne estrapolo i punti chiave: le richieste specifiche, la deadline, i vincoli ecc.
Con le informazioni raccolte in giro e quelle fornitemi dal cliente mi fermo un secondo a ragionare.

Consiglio: non abbiate l’ansia di rispondere subito subito alla mail, prendetevi il tempo necessario senza però esagerare.



Se la cosa mi interessa e rientra bene nella mia linea di lavoro, faccio un preventivo prima ancora di realizzare la bozza.

Questo perché serve a me per darmi un’idea generale.
Nel preventivo considero: la deadline, il tempo che mi occuperà ogni giorno, la distribuzione, il genere di azienda e la sua risonanza.
Non storcete il naso, perché è così.
Una piccola start-up non ha la stessa eco di un grande nome e bisogna capire quali vantaggi e svantaggi entrambi potrebbero portare.

Consiglio: nel preventivo siate chiari, dettagliati fino alla nausea e soprattutto fedeli a voi stessi.
E lasciate sempre una voce aperta sulle eventuali spese extra non incluse (es: materiali diversi, spostamenti, spese di spedizione…)
Se pensate che abbassare un po’ il prezzo possa aiutarvi ad accaparrarvi un cliente interessante che vi aiuterà a far crescere il vostro profilo siete liberissimi di farlo.
Così, ugualmente, potete decidere di alzare il tiro se credete (o sapete già) che il cliente può permetterselo con facilità e/o guarda meno al prezzo e più al valore.



Realizzo la bozza (cosa che comunque non sempre è richiesta) e la realizzo con cura e attenzione come se fosse un lavoro già mio.

Questo serve al cliente per vedere che ci tengo a fare le cose per bene e a me, in ogni caso, come prova.

Consiglio: attenetevi fino all’impossibile alle richieste, metteteci del vostro certo, ma non andate fuori strada.



Rispondo alla mail del cliente allegando preventivo e bozza.

Ne approfitto, se non ne avevo prima di inviare tutto, per fare delle domande.

Consiglio: siate precisissimi.
Rinominate il file preventivo come PreventivoAgenziaCarinissimi-IlVostroNome e la bozza come BozzaAgenziaCarinissimi-IlVostroNome.
È più che probabile che il committente abbia richiesto la stessa cosa ad altre decine di vostri colleghi e non vorrà ritrovarsi il desktop pieno di file dai nomi poco chiari.
Siate precisissimi anche sulle domande (e fatele, fatele, fatele).
Ah, soprattutto, siate gentili e scrivete in una forma corretta.



Aspetto pazientemente un riscontro.

Senza ansia, senza stress.
A volte capita che un cliente indichi già i tempi di risposta, ma spesso non è così.
A volte comunicano a tutti, scelti o no, la loro decisione, ma spesso non è così.
Personalmente se ho bisogno urgente di capire come regolarmi con gli altri lavori chiedo le tempistiche quando invio il preventivo.

Consiglio: se passano più di due settimane e non sapete niente, potete contattarli.
Sempre con gentilezza, sempre con pace.


Hanno scelto me! Evviva!

Beh, prima di tutto festeggio e poi chiedo loro di inviarmi il preventivo firmato in caso non esista un contratto vero e proprio.

Consiglio: mai, mai, mai cominciare un lavoro senza una garanzia che vi verrà pagato e che le cose andranno come concordato.
Mai pensare che bastino le mail, mai fidarsi perché il cliente è “grosso”, perché è amico di un amico o perché ha la faccia simpatica.
Tutelatevi!


Sistemate le questioni burocratiche, mi organizzo.

Pianifico l’agenda a seconda della deadline del progetto, stabilisco la priorità di questa nuova commissione rispetto ad altre già in corso e comincio a lavorare.

Consiglio: chiedete subito al cliente se preferisce essere aggiornato giorno dopo giorno sui progressi del lavoro oppure no.
Non tutti hanno il tempo, non tutti sono puntigliosi.
Prima di inviare duecento mail al giorno mostrando il nuovo minuscolo dettaglio che avete aggiunto accertatevi che a loro interessi e che non preferiscano, invece, vedere i progressi a grandi passi.


Mi rendo disponibile a incontri, riunioni, Skype Call e ascolto tutto quello che hanno da dire prima di controbattere.

Consiglio: siate cortesi e professionali e richiedete altrettanto al cliente.
Se dovesse in qualche modo offendervi o domandarvi qualcosa che esula dal concordato fateglielo notare con classe.
Non si lavora mai bene quando non ci si tratta bene. Mai.


Rispetto religiosamente le deadline.

Anzi, se posso, anticipo pure.
Capita che a volte il cliente sia un po’ approssimativo e in quel caso cerco di essere più precisa io.
Se mi dicono “consegna entro la fine del mese” io segno in agenda “consegna” il 25.
Fare le cose all’ultimo minuto è una mancanza di rispetto sia per il committente che per me.

Consiglio: suddividetevi il lavoro con intelligenza.
Se per esempio avete quindici giorni per realizzare dieci illustrazioni prendetevi il primo giorno per organizzare tutto (incluse reference, ispirazioni ecc.), il secondo per fare una bozza generale di ogni illustrazione e i seguenti dieci per realizzarle.
Ve ne resteranno tre per riguardare tutto, sistemare i difetti ed eventualmente cambiare radicalmente qualcosa che proprio non vi convince.
Questo, come dicevo prima, va sempre in parallelo con le eventuali richieste di aggiornamento del cliente.


Prima di inviare i file definitivi, ne mando in versione ridotta o in un formato da semplice visualizzazione.

Solo quando tutto è confermato e mi danno il via libera, invio.

Consiglio: chiedete al cliente, se non ve l’ha detto prima, che formato predilige e se preferisce ricevere i file in una cartella zippata o un WeTransfer o un piccione viaggiatore.
Anche in questo caso siate attenti a rinominare file e cartelle con precisione e a non inviare materiale che a loro non interessa.


A meno che non si tratti di un progetto che vedrà la pubblicazione a lungo termine, aspetto di vederlo pubblicato prima di mandare la fattura.

Questa è una cosa mia, che non molti fanno e che non mi sento spassionatamente di consigliare ma che vi racconto lo stesso.
Io preferisco così per il Web, in caso ci sia qualcosa che non mi torna.
Mettiamo ad esempio che il preventivo/contratto fosse per l’header del sito come nella mail che ho condiviso all’inizio di questo post e che invece ritrovi il mio lavoro usato anche per altre pagine: in questo caso decido se A) chiedere di rimuoverlo da queste altre pagine (poco furbo) B) domandare un extra perché non concordato C) fregarmene e decidere che va bene così (mmmh non penso, ma può succedere).

Consiglio: anche se di occhi ne avete solo due, tenetene ben aperti centomila.
Vorrei parlarvi meglio anche della questione fatture e pagamenti e di quanto sia importante essere super puntigliosi anche qui, ma lo farò in un post dedicato più avanti.


Nota extra: ricordatevi sempre di domandare che l’appartenenza del vostro lavoro venga opportunamente segnalata, a meno che non stiate lavorando in ghost.
Che sia un credit, la vostra firma chiara sull’opera, il link al vostro sito.
Il nome di chi lo ha realizzato DEVE comparire e DEVE essere chiaro.

✨☎✍🏻

(Cover image – Sara Ottavia Carolei)

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